تقوم معظم أنظمة تدبير السلامة على دورة التخطيط والتنفيذ والتحقق والتصرّف (Plan, Do, Check, Act)، سواء سمّاها أحد بذلك أم لا. وISO 45001 مبنية صراحةً على هذه الدورة، وتعرض هذا التقابل في مقدمتها.
في الممارسة، تحظى المرحلتان الأوليان عادةً بمعظم الاهتمام. تُحدَّد الأخطار، وتُعتمد تدابير الوقاية، وتُطلق الإجراءات وتُغلق. أما المرحلتان التاليتان، اللتان تسألان هل نجح التدبير وما الذي ينبغي فعله بناءً على الجواب، فيصعب توفير الموارد لهما ويسهل تأجيلهما.
هذا مفهوم. فالتحقق والتصرّف يعتمدان على أدلة كثيرًا ما تكون موزّعة على عدة أماكن في آن واحد، ويحتاجان إلى مسؤول بعد انتهاء الاستجابة الفورية وانتقال الاهتمام إلى أمور أخرى. ويعرض هذا المقال ما تتطلبه هاتان المرحلتان، وكيف تجعلهما الفرق قابلتين للتطبيق.
ما الذي تعنيه كل مرحلة في نظام تدبير السلامة
تجيب كل مرحلة عن سؤال مختلف، وتقابل كل منها جزءًا محددًا من المعيار.
| Stage | السؤال الذي تجيب عنه | بنود ISO 45001:2018 |
|---|---|---|
| Plan | ما الذي يمكن أن يؤذي الناس هنا، وما الذي سنغيّره تحديدًا؟ | 4 السياق، 5 القيادة ومشاركة العمال، 6 التخطيط، 7 الدعم |
| Do | هل التغيير مطبَّق فعليًا، كما صُمِّم؟ | 8 التشغيل |
| Check | هل نجح، وكيف نعرف ذلك؟ | 9 تقييم الأداء (9.1 الرصد والقياس، 9.2 التدقيق الداخلي، 9.3 مراجعة الإدارة) |
| Act | هل نعمّمه كمعيار، أم نعدّله، أم نستبدله؟ | 10 التحسين (10.2 الحوادث وعدم المطابقة والإجراءات التصحيحية، 10.3 التحسين المستمر) |
التخطيط: الانطلاق من إخفاق محدد
يسهل البناء على التخطيط عندما يكون موضوعه إخفاقًا يمكن ملاحظته لا موضوعًا عامًا.
«تحسين سلامة الرافعات الشوكية» موضوع عام. لا نقطة نهاية له، ولا مقياس، ولا ينتج عنه أي تدبير بعينه. أما «ثلاث حالات شبه حادثة في ستة أشهر، كلها عند الباب نفسه، وكلها خلال فترة شحن البضائع الصادرة» فهو إخفاق. فهو يقترح أين نبحث، ومن نسأل، وكيف سيبدو النجاح.
الأمر الثاني الذي يستحق إدراجه في التخطيط هو رواية العاملين في الميدان عن سبب الالتفاف على تدبير ما. فالأشخاص الأقدر على شرح ذلك هم عادةً من يلتفّون عليه، ولديهم في الغالب سبب منطقي من موقعهم. والبند 5.4 يجعل استشارة العمال متطلبًا لا مجاملة، وهذه هي قيمته العملية: فالخطة المبنية دون هذه المساهمة قد تنتج تدابير تفشل لأسباب كان بإمكان الفرقة تسميتها مسبقًا.
تنص الخطة القابلة للتطبيق على أربعة أشياء: الإخفاق بعبارات قابلة للملاحظة، وفرضية حول سبب حدوثه، والتدبير الذي ينبثق من الفرضية، والمقياس الذي سيبيّن ما إذا كانت الفرضية صحيحة. ومن الأفضل اختيار المقياس قبل تطبيق التدبير، لأن المقياس المختار بعده يميل إلى أن يكون الذي يناسب النتيجة.
التنفيذ: طبّقه، وسجّل ما تم تطبيقه
التنفيذ هو المرحلة التي تتقنها معظم المؤسسات. والتفصيل الذي يستحق المراقبة هو المسافة بين التدبير كما هو مكتوب والتدبير كما هو مركَّب فعليًا.
يُراجَع إجراء عمل، لكن النسخة الموجودة في منصب الشغل هي النسخة السابقة. ويُقدَّم التكوين لفرقة النهار ولا يصل إلى فرق الليل. ويُحدَّد حاجز وقائي ويُركَّب، لكن بطريقة تجعل مهمة روتينية مزعجة، فيُنزع في غضون أسبوعين. وفي كل حالة يبدو سجل الإجراء مكتملًا بينما التدبير غير مطبَّق بالكامل.
لذا ينتج التنفيذ مُخرَجين لا مُخرَجًا واحدًا: التغيير على أرض الواقع، وسجلًا مؤرَّخًا لما تغيّر وأين. وللتاريخ وزن أكبر مما يبدو، لأنه بدونه لا يكون للتحقق حدّ فاصل بين ما قبل وما بعد.
التحقق: المرحلة التي تحتاج إلى أكبر قدر من الدعم
إغلاق إجراء تصحيحي يسجّل أن شيئًا ما قد أُنجز. أما ما إذا كان قد نجح فهو سؤال منفصل، وهو السؤال الذي وُجدت مرحلة التحقق للإجابة عنه.
بالنسبة لمعظم التدابير المعتمدة خلال السنة الماضية، يسهل استرجاع سجل الإجراء. أما الوضع قبل وبعد فيستغرق وقتًا أطول. والعوائق وراء ذلك عملية لا ثقافية، وهي عادةً ثلاثة.
1. الأدلة موزّعة على عدة أماكن
الإجراء التصحيحي في سجل. ونتائج التفتيش التي ستختبره في سجل آخر. وتقارير حالات شبه الحادثة في سجل ثالث، وسجلات التكوين في رابع، وتقييم المخاطر الأصلي في مكتبة وثائق. والتحقق من تدبير واحد يعني سحب عدة ملفات مصدَّرة ومطابقتها يدويًا.
عمل من هذا النوع يجري عادةً قبيل التدقيق لا كممارسة روتينية، وهو رد فعل معقول بالنظر إلى الجهد المطلوب. وهو أيضًا الجزء من المشكلة الذي يمكن للأدوات أن تزيله فعلًا: فعندما يكون الإجراء، والخطر الذي نشأ عنه، وعمليات التفتيش التي تختبره سجلًا واحدًا مترابطًا، يصبح التحقق مسألة تصفية لا إعادة بناء. وهذا هو المنطق وراء إبقاء ENSURE كل إجراء مرتبطًا بمصدره.
2. قد يكون المقياس متباعدًا جدًا بحيث لا يستجيب
في موقع يضم 120 شخصًا، تُعدّ الإصابات المسجَّلة رقمًا منخفض التواتر. وإذا كان معدل الإصابات هو المقياس الوحيد لمعرفة ما إذا كان التدبير قد نجح، فإن الإشارة تستغرق سنوات لتظهر، والربع الهادئ ليس دليلًا في أي اتجاه.
يعمل التحقق بشكل أفضل مع مؤشرات قريبة بما يكفي من التدبير لتتحرك معه. هل تُطلب رخصة الشغل. هل الحاجز الوقائي في مكانه عند فحص مفاجئ. هل يُستكمل التقييم السابق للمهمة في الفرقة التي وقعت فيها الحادثة، لا على مستوى الموقع ككل. هذه المؤشرات تستجيب في غضون أسابيع، وتستجيب للشيء المحدد الذي تغيّر.
3. المسؤولية غير واضحة
للتخطيط مسؤول عن تقييم المخاطر. وللتنفيذ مسؤول مباشر. أما التحقق فغالبًا ما يكون له سطر في جدول أعمال مراجعة الإدارة بعد بضعة أشهر، وفي ذلك الوقت قد يكون الشخص الذي أطلق الإجراء قد غيّر منصبه.
الحل غير لافت: عند اعتماد تدبير، حدّد تاريخ التحقق وسمِّ المسؤول عنه في الوقت نفسه، وفي السجل نفسه. فالتحقق الذي لا يُبرمج لحظة الاعتماد نادرًا ما يُبرمج لاحقًا.
التصرّف: اعتماد أو تكييف أو استبدال
التصرّف هو القرار بشأن ما يفعله النظام بما توصّل إليه التحقق. وهناك ثلاث نتائج مشروعة: اعتماد التدبير وتعميمه على الخطوط والمواقع الأخرى، أو تكييفه حيث تُظهر الأدلة أنه نجح جزئيًا، أو استبداله بتدبير مختلف.
يُفهم أحيانًا على أنه جولة إضافية من التنفيذ. يأتي أداء تدبير دون المتوقع، فيُطبَّق المزيد منه: مزيد من التكوين، ومزيد من اللافتات، ومزيد من التذكيرات، ومزيد من التوقيعات. وهذه حصة ثانية من التنفيذ، ومن المفيد تسميتها كذلك، لأن الاستنتاج البديل المتاح في تلك اللحظة هو أن التدبير نفسه لم يكن المناسب.
سحب التدابير التي لا تنجح من أكثر الخطوات المتاحة فائدة، ومن أقلها استخدامًا. فكل تدبير يستهلك قدرًا من الانتباه، والانتباه محدود في ورشة العمل. والتدابير غير الفعّالة بشكل ظاهر تستنزف أيضًا جزءًا من المصداقية التي تعتمد عليها التدابير الفعّالة.
للتصرّف التزام واحد لا يقع على المراحل الأخرى: يجب أن ينتقل. فالتدبير الذي أثبت نجاعته في موقع واحد ولم يُذكر قط في المواقع الأربعة الأخرى إصلاح محلي لا تحسين. وهذه هي الغاية من البند 10.3، وهي السبب في أن الإجراء التصحيحي الجدير بالاعتماد يُستحسن تسجيله كتغيير في المعيار أو في إجراء العمل أو في محتوى التكوين، لا كتذكرة مغلقة.
تعمل الدورة بسرعتين
الدورة السنوية، التي تأتي في شكل مراجعة للإدارة، تمرين في الحوكمة. وهي مطلوبة، وتستوفي البند 9.3، وليست عادةً مصدر التحسين اليومي.
الدورة التي تغيّر النتائج قصيرة. يُرفع خطر يوم الاثنين، ويكون التدبير قائمًا بحلول يوم الجمعة، وبعد أربعة أسابيع يتحقق أحدهم مما إذا كان السلوك المستهدف قد تغيّر، ثم يقرّر. وتجمع المراجعة السنوية بعد ذلك حلقات دارت فعلًا بدلًا من أن تكون هي من يطلقها.
يتطلب تشغيل الحلقة القصيرة شيئًا محددًا من النظام: ينبغي أن يكون الخطر المرفوع من الميدان قادرًا على حمل تدبير ومسؤول وتاريخ دون أن يفتح أحد جدول بيانات، وأن تصل المتابعة إلى قائمة مهام شخص ما لا إلى ذاكرته. وهذا أمر يستحق التحقق منه عند اختيار نظام أو إعداده.
مثال تطبيقي
التفاعل بين الراجلين والرافعات الشوكية في مستودع. ثلاث حالات شبه حادثة في ستة أشهر.
- التخطيط. نقطة الانطلاق ليست «تحسين سلامة الرافعات الشوكية». فالحالات الثلاث لشبه الحادثة وقعت كلها عند الباب نفسه، خلال فترة شحن البضائع الصادرة. وسؤال السائقين وعمال تحضير الطلبيات، لا المشرف وحده، يُفضي إلى الفرضية: الممر المخصص للراجلين يضيف تسعين ثانية، فيعبر الناس ممر الرافعات بدلًا منه. والتدبير الذي ينبثق من ذلك هو تغيير المسار لا إحاطة توعوية. والمقياس، المختار مسبقًا، هو عدّ ميداني للمسار الذي يسلكه الراجلون، موزَّعًا حسب الفرقة.
- التنفيذ. أعد تخطيط المسار بحيث يكون المسار الممتثل أقصر فعلًا من الطريق المختصر. أحِط المجموعتين علمًا، لأن تغييرًا لا تفهمه إلا مجموعة واحدة قد يخلق خطرًا جديدًا. وسجّل تاريخ افتتاح المسار الجديد.
- التحقق. عدّ ميداني عبر الفرق الثلاث، بما فيها فرقة الليل، بعد أربعة أسابيع ثم بعد اثني عشر أسبوعًا. وتُتتبَّع أيضًا حالات شبه الحادثة عند ذلك الباب، كمقياس تأكيدي أبطأ.
- التصرّف. تأتي نتائج العدّ بنسبة 90 في المائة نهارًا و40 في المائة ليلًا. وإعادة تكوين فرقة الليل خيار ممكن. لكن الخطوة التالية الأكثر فائدة هي التساؤل عمّا يختلف في الليل، فيتبيّن أن المسار الجديد يمرّ بجزء غير مضاء، فتُعالَج الإنارة. ثم يُتخذ القرار بشأن اعتماد التغيير في المواقع الأخرى.
كانت النتيجة المفيدة هنا «نجح نهارًا ولم ينجح ليلًا»، ولم تظهر إلا لأن المقياس كان موزَّعًا حسب الفرقة. ولو اعتُمد رقم واحد على مستوى الموقع لأظهر 65 في المائة، وهو ما يستدعي تذكيرًا عامًا للجميع ولا يغيّر إلا القليل.
خمسة أمور توقف الدورة
- الخطة تنطلق من موضوع عامقليل مما هو قابل للقياس ينبثق من «تحسين المناولة اليدوية». أما الإخفاق المحدد القابل للملاحظة فيمنح الدورة شيئًا تُغلق عليه.
- اعتبار الإنجاز تطبيقًا فعليًاالإجراء الموسوم بـ«مكتمل» والتدبير المطبَّق فعليًا ادّعاءان مختلفان. والثاني يستحق التأكد منه.
- المقياس متباعد جدًا بحيث لا يستجيبمعدلات الإصابات في موقع واحد تتحرك ببطء. أما المؤشر القريب من التدبير، المختار قبل تطبيقه، فيعطي جوابًا في غضون أسابيع.
- التصرّف يكرّر التنفيذالمزيد من تدبير لا ينجح هو تنفيذ لا قرار. اعتمد أو كيّف أو استبدل.
- لا تدور إلا الحلقة السنويةإذا كانت أقصر دورة متاحة هي اثنا عشر شهرًا، فالنظام يدعم الامتثال أكثر مما يدعم التحسين.
نقطة انطلاق عملية
خذ تدبيرًا واحدًا اعتُمد خلال السنة الماضية. دوّن ما كان يُفترض أن يغيّره، واجمع ما يتوفر من أدلة على جانبي تاريخ تطبيقه، وقرّر ما إذا كنت ستُبقيه أو تعدّله أو تستبدله.
هذه دورة كاملة واحدة. وهي عادةً عمل متواضع، وتميل إلى أن تُظهر بوضوح أيّ العوائق الثلاثة المذكورة أعلاه هو الذي يستحق الإصلاح قبل الدورة التالية.
إغلاق الحلقة
تحفظ ENSURE المخاطر والإجراءات وعمليات التفتيش وملاحظات التدقيق سجلًا واحدًا مترابطًا، فيصبح التحقق مما إذا كان التدبير قد نجح مسألة تصفية لا مطابقة لملفات مصدَّرة. وإذا كان من المفيد رؤية ذلك مقارنةً بعمليتك الخاصة، يسعدنا تنظيم جلسة قصيرة.