مستندات مضبوطة تبقى مضبوطة فعلًا.

ضبط المستندات وفق ISO يعني وجود إجراء موثّق يعتمد المستندات ويوزّعها ويُلغيها، ويُثبت ذلك. والقرص المشترك أو سلسلة البريد لا يمكنها إثبات ذلك. أما ENSURE فيحتفظ بعلامة إصدار على كل مستند، ويميّز النسخ القديمة بوضوح كملغاة مع إبقائها قابلة للقراءة، ويتتبّع تاريخ مراجعة لتعرف موعد استحقاق كل مستند، وهو الضبط الذي لا يستطيع مجلد مشترك إظهاره أثناء التدقيق.

الوحدة مبنية لضبط المستندات وفق ISO 9001 / 45001 / 14001: إجراءات التشغيل والإجراءات والسياسات وتعليمات العمل، دون الحاجة إلى نظام منفصل لتدبير المستندات. ويأتي ضبط الإصدارات وتواريخ المراجعة وتنبيهات انتهاء الصلاحية جاهزة من البداية، وترتبط عمليات التدقيق التي تفحص مستندًا به مباشرة بندًا بندًا. وهذا هو الضبط الموثّق القابل للإثبات الذي تتطلّبه تلك المعايير.

كل مراجعة تحتفظ بعلامة إصدارها، وتبقى النسخ القديمة قابلة للقراءة لكنها مميّزة بوضوح كملغاة، فيوجد المستند الساري الحالي جنبًا إلى جنب مع أسلافه المؤرشفين بدل أن يطمسهم. هذا هو ضبط الإصدارات الذي يصمد أمام التدقيق، حيث يحتاج المراجِع إلى معرفة ما كان ساريًا ومتى، لا الملف الحالي فقط.

كل مستند يتتبّع تاريخ مراجعة وتاريخ المراجعة التالية، وتنطلق تنبيهات انتهاء الصلاحية قبل انقضاء تلك التواريخ. كما تحصل على تحديد نطاق الرؤية حسب الموقع والقسم، فيرى الأشخاص المعنيون المستندات التي تخصّهم. ساعة المراجعة موجودة في السجل نفسه، لا في تقويم أحدهم.