Clôturez des CAPA qui bouclent vraiment la boucle.
Cessez de clôturer des CAPA contre une zone de texte et une date d'échéance. ENSURE transforme la mesure corrective, la mesure préventive, la preuve, et la revue d'efficacité en données structurées que l'auditeur peut parcourir seul.
Le registre CAPA dans ENSURE. Chaque action a un responsable, une date et un suivi jusqu'à la clôture.
« CAPA » dans la plupart des outils, c'est une zone de texte et une date d'échéance.
Une vraie CAPA a une cause racine, des mesures correctives distinctes (corriger le symptôme), des mesures préventives (empêcher la récurrence), des responsables assignés, des preuves de clôture, et une vérification d'efficacité avec du recul. ENSURE capture tout cela en données structurées, pas en un grand champ « Notes » que quelqu'un remplit 10 minutes avant l'audit.
La cause racine arrive de l'amont, sans réécriture de mémoire.
Quand une CAPA est créée depuis un incident ou une NCR, ENSURE reprend la cause racine et la méthode d'analyse des causes utilisée pour la trouver. Depuis un audit, un exercice ou une inspection, il reprend le constat. Pas de ressaisie, pas de perte de contexte. Le responsable peut affiner le texte, et la source reste liée.
- Créée depuis les incidents, NCR, audits, inspections, exercices ou observations
- Méthode d'analyse (5 Pourquoi, Fishbone, arbre des défaillances, AMDE, observation directe) conservée avec la cause
- Modifiable par le responsable de la CAPA, avec l'historique complet des révisions conservé pour l'auditeur
Correctif et Préventif, en listes distinctes. Renoncez au préventif quand il ne s'applique pas.
Chaque action reçoit un responsable nommé de votre annuaire d'utilisateurs, une date d'échéance, un statut, et se synchronise en direct avec le registre central d'Actions. La plupart des outils imposent une mesure préventive même quand aucune n'a de sens, alors les gens en inventent une. ENSURE permet de l'écarter avec une raison écrite obligatoire qui reste dans le parcours d'audit.
- Mesures correctives et préventives dans des listes distinctes, chacune avec responsable et échéance, plan approuvé avant le début des travaux
- Exemption préventive avec raison obligatoire pour les cas où la prévention ne s'applique pas vraiment
- Liée en direct au registre Actions : clôturez-la n'importe où, elle est clôturée partout
Une preuve sur chaque action, obligatoire si vous l'activez.
Joignez la procédure signée, le certificat de formation, la photo d'inspection, l'e-mail des achats. Activez le paramètre de l'entreprise et aucune CAPA ne passe en vérification tant que chaque action terminée n'a pas un fichier ou une note. ENSURE indique l'action à laquelle il manque.
- Fichiers joints sur chaque ligne d'action (PDF, image, doc) en un seul clic
- Photos compressées automatiquement avant l'envoi : une photo de 4 Mo arrive à 300 Ko
- Preuves conservées dans la piste d'audit pendant toute la durée de vie de l'enregistrement
Revue d'efficacité intégrée, avant la clôture de la CAPA.
ISO 9001, 45001 et 14001 demandent toutes de vérifier qu'une correction a fonctionné. Dans ENSURE, cette vérification est la dernière étape : chaque action vérifiée, puis une décision avec preuves et notes, et une revue du registre des risques. La date de revue est fixée au moins 30 jours après l'échéance de la dernière action. Si la réponse est « pas efficace », renvoyez la CAPA en révision ou ouvrez-en une nouvelle liée à celle-ci, et la boucle continue.
- Date de revue fixée au moins 30 jours après l'échéance de la dernière action (modifiable)
- Actions vérifiées d'abord ; décision, preuves et notes obligatoires ; retours d'expérience pour Élevé et Critique
- « Non efficace » permet en un clic de réviser ou d'ouvrir une CAPA de suivi, le lien vers l'original est conservé
Une CAPA est rarement le début, jamais la fin.
Une CAPA se situe au milieu d'un parcours plus long. Elle garde un lien vers l'enregistrement qui l'a créée, et ses actions se trouvent dans le registre des actions, pour que l'auditeur puisse suivre le parcours sans votre aide.
Ce que les responsables QHSE nous demandent en premier.
Nos CAPA ferment toujours en retard. Comment cela aide-t-il ? +
Chaque action reçoit un responsable nommé de votre annuaire, une date d'échéance, un statut, et se synchronise en direct avec le registre central d'Actions. Le destinataire retrouve ses CAPA à côté des actions issues d'incidents, NCR, audits et MoC, dans une seule liste filtrable. Fini les « je ne savais pas que c'était dans mon assiette ».
Et si nous n'avons pas de mesure préventive qui ait du sens ? +
Cochez la case Préventif écarté et indiquez la raison. ENSURE conserve cette décision dans la piste d'audit, l'auditeur voit ainsi que vous avez envisagé une mesure préventive et pris une décision délibérée, pas que vous l'avez oubliée.
Comment la revue d'efficacité fonctionne-t-elle vraiment ? +
Une fois chaque action vérifiée, le responsable enregistre la décision (efficace ou pas efficace), les preuves et les notes, les retours d'expérience pour les CAPA de niveau Élevé et Critique, et fait la revue du registre des risques. « Efficace » clôture la CAPA. « Pas efficace » la renvoie en révision ou ouvre une nouvelle CAPA liée à celle-ci, et la boucle continue.
Une CAPA peut-elle être liée à plusieurs sources ? +
Oui. Une CAPA peut être créée depuis un incident, une NCR, un constat d'audit, une inspection, un exercice ou une observation, et garde un lien vers sa source. Une CAPA non efficace peut ouvrir une CAPA successeur liée à l'originale. Un MoC peut lister dans sa revue les CAPA à l'origine d'un changement.
Est-ce conforme ISO 9001 / 45001 / 14001 ? +
ENSURE est conçu pour vous aider à l'être. La structure CAPA (cause racine, correctif, préventif, preuve, revue d'efficacité) correspond aux exigences de la clause 10.2 d'ISO 9001, ISO 45001 et ISO 14001 sur la non-conformité et l'action corrective. Le module Registre des exigences légales suit la conformité par clause avec preuves.
Et les notifications de rappel au responsable d'action ? +
Les responsables sont avertis quand une action leur est assignée. Les rappels avant l'échéance, puis quand la CAPA est en retard ou que sa revue d'efficacité approche, arrivent dans un résumé envoyé chaque matin par e-mail. Chacun choisit : dans l'app, par e-mail ou les deux. Le tableau de bord compte les CAPA en retard.
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Cessez de clôturer des CAPA qui ne corrigent rien.
Cause racine structurée, correctif et préventif distincts, une preuve sur chaque action, une revue d'efficacité avant la clôture. Réservez une démo de 30 minutes et nous passerons votre dernière CAPA dans ENSURE pour vous montrer exactement ce qui change.