Documents contrôlés qui restent effectivement contrôlés.
SOP, procédures, politiques, instructions de travail avec contrôle des versions et alertes d'expiration. Maîtrise documentaire ISO 9001 / 45001 / 14001 sans système de gestion documentaire distinct.
Votre dossier SharePoint « maîtrisé » ne l'est pas.
Selon l'ISO, la maîtrise documentaire signifie qu'une procédure documentée approuve, diffuse et rend obsolètes les documents, et le prouve. SharePoint, Google Drive et les fils d'e-mails ne le permettent pas. Le module Documents d'ENSURE le fait, avec versions, expiration et lien avec la gestion des modifications prêts à l'emploi.
Suivi des versions et des examens
Chaque révision garde son numéro de version, et les anciennes versions restent lisibles mais clairement marquées comme remplacées. Chaque document suit une date de revue pour que vous sachiez quand la prochaine est due.
- Étiquette de version sur chaque document
- Date de l'examen + suivi du prochain examen
- Visibilité limitée par site / service
Un document ne vit jamais seul.
Il est sous contrôle de version et de revue, et les audits qui le vérifient renvoient directement vers lui. ENSURE garde la trace.
Les premières questions des responsables QHSE.
Nous conservons déjà nos SOP dans SharePoint. En quoi est-ce différent ? +
Selon l'ISO, la maîtrise documentaire signifie qu'une procédure documentée approuve, diffuse et rend obsolètes les documents, et le prouve. Un lecteur partagé ou un fil d'e-mails ne peut pas le démontrer. ENSURE garde un numéro de version sur chaque document, marque clairement les anciennes versions comme remplacées tout en les laissant lisibles, et suit une date de revue pour que vous sachiez quand chaque document doit être revu : la maîtrise qu'un dossier partagé ne peut pas montrer en audit.
Quelles sont les normes ISO que ce contrôle de document satisfait? +
Le module est conçu pour la maîtrise documentaire ISO 9001 / 45001 / 14001, SOP, procédures, politiques et instructions de travail, sans système de gestion documentaire séparé. Versions, dates de revue et alertes d'expiration sont prêtes à l'emploi, et les audits qui vérifient un document renvoient directement vers lui, clause par clause. C'est la maîtrise documentée et démontrable qu'exigent ces normes.
Que deviennent les anciennes versions, sont-elles perdues lors d'une révision ?+
Chaque révision garde son numéro de version, et les anciennes versions restent lisibles mais clairement marquées comme remplacées : le document en vigueur se trouve à côté de ses prédécesseurs archivés au lieu de les écraser. C'est une gestion des versions qui tient en audit, quand l'auditeur doit voir ce qui était en vigueur et à quelle date, et pas seulement le fichier actuel.
Comment éviter de laisser passer la date de revue d'un document ?+
Chaque document suit une date de revue et une date de prochaine revue, et des alertes se déclenchent avant que ces dates ne soient dépassées. Vous pouvez aussi limiter la visibilité par site et par service, pour que chacun voie les documents qui le concernent. L'échéance de revue est portée par l'enregistrement lui-même, pas par l'agenda de quelqu'un.
Arrêtez d'utiliser SharePoint comme système de contrôle de documents.
Une gestion des versions qui tient en audit, avec des alertes avant le dépassement des dates de revue. Réservez une démo de 30 minutes et nous vous la montrerons sur votre propre processus.