Kontrollierte Dokumente, die tatsächlich kontrolliert bleiben.
SOPs, Verfahren, Richtlinien und Arbeitsanweisungen mit Versionskontrolle und Ablaufwarnungen. Dokumentenlenkung nach ISO 9001 / 45001 / 14001 ohne separates Dokumentenmanagementsystem.
Ihr «kontrollierter» SharePoint-Ordner ist nicht kontrolliert.
Dokumentenlenkung nach ISO bedeutet, dass ein dokumentiertes Verfahren Dokumente freigibt, verteilt und ausser Kraft setzt, und das nachweist. SharePoint, Google Drive und E-Mail-Verläufe können das nicht. Das Modul Dokumente von ENSURE kann es, mit Versionierung + Ablauf + Verknüpfung mit dem Änderungsmanagement von Haus aus.
Versions- und Überprüfungsverfolgung
Jede Revision behält ihre Versionsbezeichnung, und alte Versionen bleiben lesbar, sind aber deutlich als ersetzt gekennzeichnet. Jedes Dokument verfolgt ein Überprüfungsdatum, damit Sie wissen, wann es als Nächstes fällig ist.
- Versionsbezeichnung bei jedem Dokument
- Überprüfungsdatum + nächste Überprüfung verfolgt
- Sichtbarkeit nach Standort / Abteilung
Ein Dokument lebt nie allein.
Es ist versionsgesteuert und überprüfungsverfolgt, und die Audits, die es prüfen, verlinken direkt zurück. ENSURE führt den Nachweis.
Was uns QHSE-Manager zuerst fragen.
Wir verwalten unsere SOPs bereits in SharePoint. Worin liegt der Unterschied?+
Dokumentenlenkung nach ISO bedeutet, dass ein dokumentiertes Verfahren Dokumente freigibt, verteilt und ausser Kraft setzt, und das nachweist. Ein gemeinsames Laufwerk oder ein E-Mail-Verlauf kann das nicht belegen. ENSURE führt auf jedem Dokument eine Versionsbezeichnung, kennzeichnet alte Versionen deutlich als ersetzt, aber weiterhin lesbar, und verfolgt ein Überprüfungsdatum, damit Sie wissen, wann jedes Dokument als Nächstes fällig ist, die Lenkung, die ein gemeinsamer Ordner beim Audit nicht belegen kann.
Welche ISO-Normen erfüllt diese Dokumentenlenkung?+
Das Modul ist für die Dokumentenlenkung nach ISO 9001 / 45001 / 14001 gebaut, für SOPs, Verfahren, Richtlinien und Arbeitsanweisungen, ohne dass ein separates Dokumentenmanagementsystem nötig ist. Versionierung, Überprüfungstermine und Ablaufwarnungen sind von Haus aus dabei, und die Audits, die ein Dokument prüfen, verlinken Klausel für Klausel direkt dorthin zurück. Das ist die dokumentierte, nachweisbare Lenkung, die diese Normen verlangen.
Was passiert mit alten Versionen, gehen sie bei einer Überarbeitung verloren?+
Jede Revision behält ihre Versionsbezeichnung, und alte Versionen bleiben lesbar, sind aber deutlich als ersetzt gekennzeichnet, sodass ein aktuell gültiges Dokument neben seinen archivierten Vorgängern steht, statt sie zu überschreiben. Das ist die Versionierung, die Audits übersteht, bei denen ein Prüfer sehen muss, was wann in Kraft war, nicht nur die aktuelle Datei.
Wie stellen wir sicher, dass eine Dokumentenüberprüfung nicht abläuft?+
Jedes Dokument verfolgt ein Überprüfungsdatum und ein Datum der nächsten Überprüfung, und Ablaufwarnungen werden ausgelöst, bevor diese Überprüfungstermine verfallen. Ausserdem gibt es eine Sichtbarkeitssteuerung nach Standort und Abteilung, damit die richtigen Personen die für sie geltenden Dokumente sehen. Die Überprüfungsuhr liegt im Datensatz selbst und nicht im Kalender einer Person.
Stoppen Sie die Verwendung von SharePoint als Dokumentenkontrollsystem.
Versionierung, die Audits überlebt, mit Ablaufwarnungen, bevor Überprüfungstermine verfallen. Buchen Sie eine 30-minütige Demo und wir gehen es durch Ihren Workflow.